- Deux ONG
françaises : Première Urgence et Aide Médicale Internationale ont uni leurs forces, début avril 2011, pour devenir une seule et même association: Première Urgence - Aide Médicale Internationale (PU-AMI).
- Cette nouvelle ONG a
un objectif : répondre à l’ensemble des besoins fondamentaux des populations
victimes de crises.
- Dans le cadre de ses activités
en Côte d’Ivoire,
Première Urgence - Aide Médicale Internationale (PU-AMI) recherche un(e)
COORDINATEUR(TRICE)
ADMINISTRATIF ET FINANCIER.
DESCRIPTION
DU POSTE
- Le/la Coordinateur/trice
Administratif et Financier est responsable de la bonne gestion financière,
comptable et budgétaire de la mission ainsi que de la gestion des ressources
humaines et des dossiers administratifs et juridiques.
RESPONSABILITÉS ET CHAMPS D’ACTION
1. ASSURER LA BONNE GESTION FINANCIÈRE,
BUDGÉTAIRE ET COMPTABLE DE LA MISSION
a. Financier
- Il/Elle élabore et met à jour
les tableaux de bords permettant de veiller à l’équilibre financier de la
mission et de prévenir les risques. Il/Elle analyse les informations
financières et partage ses conclusions avec l’équipe de coordination, les
responsables de base et responsables techniques concernés, ainsi qu’avec le/la
contrôleur/euse de gestion au siège.
- Il/Elle s’assure de la mise en
place et de la bonne utilisation des procédures et outils de gestion
financière, comptable et budgétaire sur l’ensemble de la mission. Il/Elle est
responsable du briefing des nouveaux expatriés et employés nationaux sur ces
règles et organise au besoin des formations ad hoc.
- Il/Elle s’assure, entre
autres, du respect de la procédure d’engagement des dépenses et met en place un
système de contrôle interne. Il/Elle participe également à la validation des dossiers
d’achats.
- Il/Elle est en charge des
audits financiers sur la mission et supervise la transmission au siège des
pièces et informations requises dans le cadre d’audits réalisés au siège.
b. Budgétaire
- Il/Elle pilote l’élaboration
du cadre budgétaire de la mission pour l’année et le suit/révise à échéances
régulières, telles que définies avec le/la contrôleur/euse de gestion au siège.
- Il/Elle élabore les budgets
des projets dans le cadre des propositions d’opérations (inc. narratif
budgétaire) dans le respect des procédures de chaque bailleur, en coordination
avec l’équipe de coordination et les responsables terrain concernés. Il/Elle
s’assure alors de la couverture des coûts strictement liés aux programmes
proposés mais aussi à la juste répartition des coûts de fonctionnement de la
mission sur la durée de chaque projet.
- Il/Elle réalise tous les mois
le suivi budgétaire de chaque projet, qu’il/elle communique aux acteurs
concernés sur la mission et au siège dans les 15 jours suivants la fin du mois,
et les analyse avec eux (petite note synthétique accompagnants ces suivis) +
explique et/ ou questionne sur les écarts éventuels entre prévisionnel et
réalisé
- Il/Elle réalise des
projections budgétaires à échéances régulières de sorte à s’assurer de l’optimisation
des ressources budgétaires dans le respect des règles d’éligibilité et de
flexibilité de chaque bailleur de fonds. Il/Elle fait au besoin des
propositions d’ajustements budgétaires, pouvant impliquer des demandes
d’avenants contractuels. Il/elle prend en compte le délai contractuel requis
pour la présentation d’un avenant et s’assure que l’ensemble des documents sont
transmis en temps voulus au siège.
- Il/Elle s’assure, tout au long
de chaque projet, de la bonne affectation des fonds, et du respect du cadre
contractuel en matière de règles d’éligibilité (date, nature et procédures
d’achat) et d’échéances de reporting.
- Il/Elle élabore les rapports
financiers externes pour les bailleurs de fonds qu’il/elle transmet au/à la
Chef de mission pour transmission au siège avec l’ensemble des documents
constituant le rapport contractuel.
c. Comptabilité
- Il/Elle supervise l’affectation
comptable des écritures, s’assure de la bonne affectation des dépenses et
effectue la clôture comptable mensuelle après avoir procédé à l’ensemble des
contrôles exigés et transmet au siège la comptabilité mensuelle en version
électronique ainsi que la liasse comptable papier dans les 8 jours suivants la fin du mois.
- Il/Elle est responsable du bon
archivage des pièces comptables selon les règles établies par le siège.
d. Trésorerie
- Il/Elle établit le
prévisionnel de trésorerie avec les équipes et transmet au siège les demandes
de transfert. Il/Elle veille à ce que le montant de trésorerie sur la mission
suffise justement aux besoins du terrain sur la période, prenant en compte les
éventuels paiements bailleurs effectués localement dans ses demandes de
transfert au siège.
- Il/Elle est responsable des
comptes bancaires et caisses dont il/elle contrôle régulièrement les soldes, et
il/elle organise les mouvements de fonds sur la mission avec un souci permanent
pour la sécurité des fonds transférés et stockés.
Cette offre
2. ASSURER LA BONNE GESTION DES RESSOURCES
HUMAINES NATIONALES DE LA MISSION
a. Politique RH
- Il/Elle élabore et propose
d’éventuels mises à jour de la politique RH en terme de règles, procédures et
outils, relatifs au recrutement, à la rémunération ( grille de salaire à mettre
à jour), à la gestion administrative, aux aspects disciplinaires et à la
gestion des parcours individuels au sein de l’organisation.
- Il/Elle est le garant de
l’application de cette politique, une fois validée par le/la Chef de Mission et
le Siège, et veille en conséquence à ce que les règles et procédures soient
connues, comprises et mises en oeuvre par tous les chefs d’équipe, et que
ceux-ci disposent de l’ensemble des outils relatifs à leur application.
- En particulier, il/elle
participe à l’élaboration et/ou la mise à jour du règlement d’ordre intérieur
et est responsable de sa bonne application ( et validation par Inspection du
travail).
b. Gestion administrative, management et
gestion de parcours
- Il/Elle participe à la
validation des demandes de recrutement, d’avenants contractuels (quelqu’en soit
l’objet : fonction, rémunération, horaires, date de fin…), des sanctions
disciplinaires et des décisions de licenciement.
- Il/Elle supervise
l’organisation des recrutements (annonce, candidatures, entretiens) pour ses
équipes et peut être amené/e à y participer pour les autres départements.
- Il/Elle s’assure de la
constitution des dossiers administratifs du personnel, et veille à ce que les
documents des salariés soient conformes avec l’exercice d’un travail avec
Première Urgence dans le pays.
- Il/Elle établit les contrats
de travail du personnel.
- Il/Elle définit le processus
et élabore d’éventuel supports d’intégration de nouveaux salariés.
- Il/Elle élabore la grille de
rémunération (éléments fixes et variables), définit le package d’avantages
annexes (obligatoires ou non : couverture médicale, perdiem, assurance,
allocation transport…), et s’assure de leur mise en œuvre, sous réserve de
validation par le/la Chef de mission et le Siège.
- Il/Elle supervise les
opérations de paie.
- Il/Elle suit les absences et
notamment la prise des congés.
- Il/Elle veille au bon
déroulement des processus d’évaluation de l’ensemble des salariés de la
mission.
- Il/Elle identifie les besoins
de formation et participe à les rendre matériellement possibles.
- Il/Elle organise et gère les
éventuels rapatriements sanitaires et évacuations médicales en cas d’accident
du travail.
- Il/Elle répond aux
sollicitations des chefs d’équipes, les conseille et les accompagne au besoin.
c. Organisation du travail
- Il/Elle participe à
l’élaboration des organigrammes, est attentif à la cohérence de la composition
d’équipes, en termes de répartition des tâches et responsabilités, définition
des liens hiérarchiques et fonctionnels, intitulés de fonctions…
- Il/Elle élabore la grille de
classification des postes, la met à jour au besoin et veille à son application
stricte sur les bases.
- Il/Elle participe à
l’élaboration des profils de postes et les valide en fonction de la grille de
classification.
- Il/Elle participe à la
définition des besoins en Ressources Humaines dans le cadre de la rédaction de
propositions de projets et d’éventuels avenants.
- d. Gestion des risques RH
- Il/Elle suit les coûts
salariaux, réalise les projections financières, anticipe et alerte en cas de
besoin.
- Il/Elle s’assure de la
conformité des règles et procédures de gestion RH avec la législation du
travail en vigueur, exerce une veille sociale et juridique et procède aux mises
à jour nécessaires.
- Il/Elle est responsable de la
définition et mise en œuvre de conditions de travail appropriées, notamment en
ce qui concerne les règles relatives à la sécurité et à l’hygiène.
- Il/Elle veille à anticiper et
prévenir les conflits sociaux, et participe à la gestion de crise le cas
échéant. La prévention des conflits peut passer par l’organisation d’un système
de représentation du personnel, si inexistant.
- Il/Elle est attentif au risque
d’abus de pouvoir (qu’il s’exerce entre salariés nationaux ou de la part d’un/e
expatrié/e à l’encontre de salariés nationaux, et sous quelque forme que se
soit) et rapporte tout comportement inapproprié au/à la Chef de mission.
- Il/Elle est responsable de la
tenue des dossiers de l’ensemble du personnel (en poste ou non), à la mise à
jour des données et à leur archivage physique et informatique.
3. ASSURER LA GESTION ADMINISTRATIVE DU
PERSONNEL INTERNATIONAL DE LA MISSION
- Il/Elle s’assure de la
constitution des dossiers administratifs du personnel international, de
l’enregistrement auprès des autorités locales et ambassades, et veille à ce que
les documents des expatriés soient conformes avec l’exercice d’un travail avec
Première Urgence dans le pays.
- Il/Elle organise et gère les
éventuels rapatriements sanitaires et évacuations médicales.
- Il/Elle supervise la gestion
des arrivées et départs sur / de la mission (bookings, documents de voyage,
transit, demandes de congés, fiche retour…) en coordination avec le/la Chef de
mission et le siège.
- Il/Elle réalise le briefing de
tous les expatriés arrivant sur la mission dans ses domaines de compétences.
- Il/Elle participe à la
définition du montant de per diem mensuel et gère et/ou délègue l’allocation du
per diem et d’éventuelles avances sur salaires en concertation avec le siège.
4. ASSURER LA GESTION ADMINISTRATIVE ET
JURIDIQUE DE LA MISSION
- Il/Elle s’assure de
l’enregistrement de Première Urgence dans le pays et auprès des différents
services de l’Etat (Directions des Impôts, Direction des Migrations, Société
d’Assurance Nationale, Ministère du Plan…), du respect des procédures
administratives, des obligations fiscales et légales en vigueur. Dossier
ENREGISTREMENT en cours et sensible.
- Il/Elle organise la protection
juridique de la mission, notamment en identifiant un ou plusieurs partenaires
locaux en mesure d’apporter les conseils nécessaires (avocat, par exemple).
- Il/Elle participe à la
rédaction des documents contractuels de la mission (avec les autorités,
partenaires ONG, fournisseurs, assureurs, propriétaires de véhicules et de
locaux en location…) et en assure le suivi.
- Il/Elle participe au suivi
administratif et juridique des projets, notamment dans la mise en œuvre de la
chaîne d’approvisionnement.
5. ASSURER LA CIRCULATION DE L’INFORMATION, LA
COORDINATION ET LA REPRÉSENTATION SUR LES QUESTIONS « ADMINS »
- Il/Elle assure une circulation
efficace de l’information aux équipes terrain, capitale et siège.
- Il/Elle rédige ou participe à
la rédaction des rapports d’activités internes pour tout ce qui concerne la
gestion financière, budgétaire, comptable, RH, administrative et juridique de
la mission.
- Il/Elle assure la coordination
admin à l’échelle de la mission par des visites régulières des bases, des
contrôles, du suivi, des formations, etc…
- En interne, il/elle est le
représentant de PU auprès de(s) Instance(s) de Représentation du Personnel,
légalement obligatoire(s) ou non. Il/Elle est également le représentant de PU
auprès de l’ensemble du personnel pour toute question relative aux Ressources
Humaines ; à ce titre, il/elle veille à communiquer toute décision ou
changement de règle ou procédure aux équipes nationales et s’assure que les
explications nécessaires ont été fournies de sorte faciliter leur
appropriation.
- En externe, il/elle représente
PU auprès des autorités juridiques, fiscales et administratives (Inspection du
Travail, Direction des impôts, organismes collecteurs…). Il/Elle développe et
entretient également les relations avec les entités partenaires, notamment dans
le cadre de forum de coordination ONG en ce qui concerne l’administration, les
bailleurs et les ressources humaines.
6. SUPERVISER ET ENCADRER LES ÉQUIPES « ADMINS
»
- Il/Elle supervise l’ensemble
de l’équipe admin, directement ou non. Il/Elle rédige ou valide les profils de
postes et réalise ou délègue les entretiens d’appréciation. Il/Elle anime les
réunions de travail, arbitre les conflits éventuels, définit les priorités et
les chronogrammes d’activités.
- Il/Elle participe au
recrutement des membres de l’équipe admin.
- Il/Elle assure et/ou supervise
la formation continue aux procédures et outils de Première Urgence des membres nationaux et internationaux de
l’équipe admin, en capitale et sur les bases.
- Il/Elle appuie le/s
Responsable/s de Base dans la conduite de leurs activités admin, dans une
relation fonctionnelle et non hiérarchique.
- Il/Elle élabore le plan
d’action du département admin en fonction des objectifs définis dans la
programmation annuelle de la mission.
- Profil recherché
- Formation en gestion
financière / comptabilité indispensable
- Formation en gestion des
Ressources Humaines
- Expérience à l'international
- Connaissances en gestion de
projet
- Connaissances procédures
bailleurs institutionnels (OFDA, ECHO, AAP, agences UN…)
LANGUES PARLÉES DU CANDIDAT
- Excellentes capacités rédactionnelles en
Français et en Anglais
QUALITÉS DU CANDIDAT
- Bonne gestion du stress
- Résistance aux pressions
- Capacité d’analyse
- Organisation et méthode
- Fiabilité
- Sens des responsabilités
- Grande capacité d’écoute,
empathie
- Capacités d’adaptation,
gestion des priorités et pragmatisme
- Diplomatie et sens de la
négociation
- Bonne communication
- Honnêteté et rigueur
Œuvres se rapportant à l’offre
ONG
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Aide humanitaire
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Soins et secours d'urgence
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DURÉE DU CONTRAT
Durée
de la mission: 6 mois
SALAIRE
/ INDEMNITÉ
- Salaire
brut mensuel : 1800 Euros
- Prime(s)
d’ancienneté : Fonction du parcours en Solidarité
Internationale d’une part, avec Première Urgence-Aide Médicale Internationale
d’autre part.
- Prime
de précarité : 10% (mensualisée)
- Frais
pris en charge: Transport AR Domicile / Mission (dont frais
de voyage, tels que visas, vaccins…), couverture médicale et complémentaire
santé, assurances, notamment rapatriement, hébergement en maison collective,
frais de vie (« Per diem »)
DOCUMENTS
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