OFFRE: Chef de Mission – Missions Afrique

Date de publication : 11/02/2012 - Expiration :30/03/2012

Informations générales

Entreprise	Première Urgence – Aide Médicale Internat	Lieu	Afrique (Autre)
Type de contrat	CDD
Fonction :	Gestion projet / Etudes
Secteur d'activité	Santé-Social

Description du poste

 Elle s’assure que les procédures et formats de Gestion de la sécurité PU-AMI sont en place sur la mission.

• Elle s’assure que les plans de sécurité de chaque base et de la mission sont à jour,  connus et compris de chacun (expatrié et nationaux).
• Elle s’assure que les moyens matériels et humains sont suffisants pour assurer une sécurité des équipes, du matériel et des bénéficiaires optimale.
• Elle s’assure qu’en cas d’incident sécurité l’information est diffusée sans délai au/à la Responsable Géographique et selon le format existant.
• Elle s’assure de la bonne collecte d’informations sécurité, de leur analyse et de la diffusion des alertes ou informations importantes (vers le siège et terrain).

2.      ASSURER LA MISE EN ŒUVRE DES PROGRAMMES ET PROPOSER DE NOUVELLES INTERVENTIONS

• Elle s’assure de la bonne réalisation des programmes (atteinte des objectifs, suivi des indicateurs, respect des calendriers d’activité, suivi budgétaire, reporting contractuel,…).
• Elle alerte le/la Responsable Géographique et le/la Chargé/e de Programmes dans le cas où des décalages de réalisation des programmes seraient identifiés et propose des ajustements (au niveau des activités, de la zone d’intervention, du budget, du calendrier de mise en œuvre…).
• Elle met en place un système de coordination formelle sur le terrain (réunions interservices, rapports…), et s’assure que ce système de coordination soit décliné sur chaque base.
• Elle propose de nouvelles interventions et les fait valider par le/la Responsable Géographique avant soumission au bailleur. Les documents de ces nouvelles interventions sont complets, respectent la procédure interne de PU-AMI et suivent les formats Bailleurs, et sont envoyés consolidés au siège. Il/elle veille à ce que celles-ci s’inscrivent bien dans le mandat et la politique d’intervention de PU-AMI et dans la stratégie de la mission.
• Lors de la définition de nouvelles opérations, il/elle s’assure que les moyens opérationnels sont bien définis pour permettre la bonne réalisation du programme et son suivi.
• Elle initie, organise et assure la préparation de la Stratégie de la mission, en coordination avec les équipes expatriées et nationales ainsi qu’avec le Siège.
• Elle s’assure de la mise en place et du suivi des plans d’actions par départements, destinés à atteindre les résultats définis dans le cadre de la programmation de la mission.

3.      SUPERVISER ET ENCADRER LES EQUIPES DE PERSONNEL NATIONAL ET INTERNATIONAL SUR LA MISSION

• Elle supervise l’ensemble des équipes nationales et internationales sur la mission.
• Elle définit l’organigramme de la mission et le soumet pour validation au/à la Responsable Géographique.
• Elle peut être impliqué/e dans le processus de recrutement des membres de son équipe. Il/Elle est informé/e de toute décision de mettre fin à un contrat de travail.
• Elle définit les objectifs de chaque expatrié en début de mission et les vérifie régulièrement en cours et fin de mission.
• Elle s’assure que chaque membre du personnel (national et international) est évalué au moins une fois pendant sa mission par son/sa supérieur/e hiérarchique (soit par lui/elle-même pour les personnes qu’il/elle encadre directement).
• Elle briefe ou fait briefer chaque nouveau membre du personnel, à sa prise de poste, sur le contexte, les programmes et la stratégie de la mission, ainsi que les règles de sécurité, les procédures logistiques et administratives, de gestion financière et des ressources humaines,  et d’utilisation des moyens de communications.
• Elle participe à la formation du personnel expatrié et local (appui organisationnel, méthodologique, technique éventuellement, organisation de formations…) et recommande des actions de formation internes ou externes.
• Elle prépare ou fait préparer les profils de poste des expatriés à remplacer ou à recruter et les diffuse en temps au siège (idéalement au moment du dépôt d’une proposition de projet ou 3 mois avant le remplacement d’un expatrié).
• Elle est particulièrement sensible à la gestion du stress des équipes. Il/elle suit et valide la prise des congés. elle arbitre les conflits éventuels, sollicite un soutien adapté en cas d’incident…
• Elle fait respecter le Règlement Intérieur de PU-AMI.
• Elle est le garant de l’image de PU-AMI dans le pays et veille à ce titre à ce que l’ensemble du personnel ait un comportement en adéquation avec les valeurs défendues par l’organisation et respectueux de la culture locale.

4.      ASSURER LE SUIVI LOGISTIQUE ET ADMINISTRATIF DE LA MISSION

• Elle donne son accord pour les achats locaux d’aide et en soumet certains au/à la Responsable Géographique pour approbation (selon règle interne et bailleur).
• Elle s’assure que les procédures logistiques de PU-AMI (ou celles du bailleur si plus contraignantes) sont en place et suivies, notamment en matière d’approvisonnement, de stockage, de gestion de parc véhicules, etc.
• Elle s’assure qu’un plan d’approvisionnement (respectant le format et les règles PU-AMI et bailleur) est préparé pour chaque projet et qu’il est mis à jour au fur et à mesure de la réalisation des achats.
• elle supervise les infrastructures et l’ensemble des équipements de la mission (véhicules, matériel informatique, matériel bureautique, matériel de radiocommunication et de télécommunication) et s’assure de leur bonne allocation.
• Elle s’assure que les procédures administratives PU-AMI (finance, RH…) sont en place et suivies.
• Elle est responsable de l’optimisation générale des coûts et s’assure du bon approvisionnement financier de la mission (demandes de virements, frais de mission et fournisseurs).
• Elle s’assure que la comptabilité est remontée au siège dans les délais définis.
• Elle s’assure que l’administration produit des suivis budgétaires pour chaque projet et que ceux-ci sont mis à disposition et analysés avec la logistique, les responsables de programmes et responsables techniques.
• Elle informe le siège des virements bailleurs reçus sur le terrain.
• Elle s’assure que PU-AMI respecte les règles nationales (droit du travail, impots et taxes…).
• Elle s’assure que PU-AMI est enregistré dans le pays d’intervention.

5.      ASSURER LA REPRESENTATION DE PU-AMI

• Elle représente l’association localement auprès des bailleurs de fonds, des ONG, des Organisations Internationales et des autorités locales, et rend compte de ses entretiens au/à la Responsable géographique dans son rapport périodique et de manière ad-hoc lorsque nécessaire.
• Elle participe aux principales réunions de coordination et en est un membre actif.
• Elle est responsable des contacts avec les médias et des opérations de communication en général.
• Elle peut être amené/e à se déplacer dans la région pour rencontrer les partenaires de PU-AMI.

Profil recherché

• Gestion de projet,  Formation en Agro / Watsan / Santé publique / Autres, Gestion financière, Gestion des Ressources Humaines, Logistique et sécurité…
• Expérience préalable en tant que Chef de Mission dans une ONG ou OSI, Expérience avec  PU-AMI, Expérience en gestion de la sécurité,  Expérience d’évaluation de projets.
• Min. 3 ans d’expérience humanitaire dans la coordination de projets, Expérience réussie de gestion d’équipe expatriée et de programmes multisectoriels.

Qualité du candidat

1. Elle participe annuellement à la semaine des CDM au siège de l’organisation où il/elle est force de propositions pour l’évolution de PU-AMI.
2. Leadership et capacité à prendre des décisions
3. Fiabilité et sens des responsabilités
4. Charisme et capacité à faire vivre l’engagement
5. Capacité à faire preuve d’autorité, au besoin
6. Capacités d’analyse (discernement, pragmatisme) et de synthèse
7. Capacité d’adaptation
8. Organisation, rigueur et respect des échéances
9. Grande capacité d’écoute et de négociation
10. Bon relationnel et bonne communication
11. Calme et sang froid
12. Résistance au stress en général et en situation d’insécurité en particulier

Durée du contrat

1 an min. Postes à pourvoir régulièrement.

Salaire / Indemnité

Statut : CDD

2200€ + prime d’expérience en SI + prime d’ancienneté avec PU-AMI.

Prises en charge : frais de mission (participation à la couverture médicale complète, assurance), Per Diem, hébergement, transport….

Documents à envoyer

CV + Lettre de motivation

Email de la personne contact

recrutement@pu-ami.org

Date de fin de validité de l’annonce

31/03/2012