OFFRE: COORDINATEUR/TRICE ADMINISTRATIF ET FINANCIER (CAF)

Coordinateur Administratif et Financier – Abidjan

Date de publication : 11/02/2012 - Expiration :30/03/2012

Informations générales

Entreprise	Première Urgence – Aide Médicale Internat	Lieu	Abidjan (Côte d'Ivoire)
Type de contrat	CDD
Fonction :	Gestion / Comptabilité / Finance
Secteur d'activité	Santé-Social

Présentation entreprise

Début avril 2011, deux ONG françaises unissent leurs forces pour devenir une seule et même association, Première Urgence - Aide Médicale Internationale (PU-AMI). Cette nouvelle ONG a un objectif : répondre à l’ensemble des besoins fondamentaux des populations victimes de crises...

Description du poste

Dans le cadre de nos activités en Côte d’Ivoire, nous recherchons un(e)

COORDINATEUR/TRICE ADMINISTRATIF ET FINANCIER (CAF)

• Le/La Coordinateur/trice administratif et financier (CAF) est responsable de la bonne gestion financière, comptable et budgétaire de la mission ainsi que de la gestion des ressources humaines et des dossiers administratifs et juridiques.

• Gestion financière, budgétaire et comptable : Il/Elle est responsable de tous les aspects relatifs aux finances, incluant les éléments budgétaires et comptables, ainsi que la trésorerie de la mission.

• Gestion des ressources humaines : Il/Elle est responsable de la gestion administrative des équipes nationales et internationales, de la définition / mise à jour des procédures et outils de gestion RH en conformité avec la réglementation du travail du pays d’intervention et la politique RH de PU-AMI, et du suivi des risques liés aux questions RH.

• Gestion administrative et juridique : Il/Elle supervise les dossiers administratifs et garantit que le statut et le fonctionnement de la mission soient en conformité juridique avec les exigences du pays d’intervention.

• Représentation : Il/Elle représente l’association auprès des partenaires, autorités et différents acteurs locaux impliqués dans les domaines financiers, administratifs, juridiques et ressources humaines de la mission.

• Coordination : Il/Elle centralise et diffuse l’information au sein de la mission et au siège pour tout ce qui concerne les domaines financiers, administratifs, juridiques et ressources humaines de la mission et consolide le reporting interne et externe dans ces mêmes domaines.

RESPONSABILITÉS :

ASSURER LA BONNE GESTION FINANCIÈRE, BUDGÉTAIRE ET COMPTABLE DE LA MISSION :

Financier :

• Il/Elle élabore et met à jour les tableaux de bords permettant de veiller à l’équilibre financier de la mission et de prévenir les risques. Il/Elle analyse les informations financières et partage ses conclusions avec l’équipe de coordination, les responsables de base et responsables techniques concernés, ainsi qu’avec le/la contrôleur/euse de gestion au siège,
• Il/ Elle s’assure de la mise en place et de la bonne utilisation des procédures et outils de gestion financière, comptable et budgétaire sur l’ensemble de la mission. Il/Elle est responsable du briefing des nouveaux expatriés et employés nationaux sur ces règles et organise au besoin des formations ad hoc,
• Il/ Elle s’assure, entre autres, du respect de la procédure d’engagement des dépenses et met en place un système de contrôle interne. 
• Il/Elle participe également à la validation des dossiers d’achats,
• Il/ Elle est en charge des audits financiers sur la mission et supervise la transmission au siège des pièces et informations requises dans le cadre d’audits réalisés au siège.

Budgétaire :

• Il/ Elle pilote l’élaboration du cadre budgétaire de la mission pour l’année et le suit/révise à échéances régulières, telles que définies avec le/la contrôleur/euse de gestion au siège,
• Il/ Elle élabore les budgets des projets dans le cadre des propositions d’opérations (inc. narratif budgétaire) dans le respect des procédures de chaque bailleur, en coordination avec l’équipe de coordination et les responsables terrain concernés. Il/Elle s’assure alors de la couverture des coûts strictement liés aux programmes proposés mais aussi à la juste répartition des coûts de fonctionnement de la mission sur la durée de chaque projet,
• Il/ Elle réalise tous les mois le suivi budgétaire de chaque projet, qu’il/elle communique aux acteurs concernés sur la mission et au siège dans les 15 jours suivants la fin du mois, et analyse avec eux les écarts éventuels entre prévisionnel et réalisé,
• Il/ Elle réalise des projections budgétaires à échéances régulières de sorte à s’assurer de l’optimisation des ressources budgétaires dans le respect des règles d’éligibilité et de flexibilité de chaque bailleur de fonds, Il/Elle fait au besoin des propositions d’ajustements budgétaires, pouvant impliquer des demandes d’avenants contractuels. Il/elle prend en compte le délai contractuel requis pour la présentation d’un avenant et s’assure que l’ensemble des documents sont transmis en temps voulus au siège,
• Il/ Elle s’assure, tout au long de chaque projet, de la bonne affectation des fonds, et du respect du cadre contractuel en matière de règles d’éligibilité (date, nature et procédures d’achat) et d’échéances de reporting,
• Il/ Elle élabore les rapports financiers externes pour les bailleurs de fonds qu’il/elle transmet au/à la Chef de mission pour transmission au siège avec l’ensemble des documents constituant le rapport contractuel.

Comptabilité :

• Il/ Elle supervise l’affectation comptable des écritures, s’assure de la bonne affectation des dépenses et effectue la clôture comptable mensuelle après avoir procédé à l’ensemble des contrôles exigés et transmet au siège la comptabilité mensuelle en version électronique ainsi que la liasse comptable papier dans les 8 jours suivants la fin du mois,
• Il/ Elle est responsable du bon archivage des pièces comptables selon les règles établies par le siège.

Trésorerie :

• Il/Elle établit le prévisionnel de trésorerie avec les équipes et transmet au siège les demandes de transfert,
• Il/Elle veille à ce que le montant de trésorerie sur la mission suffise justement aux besoins du terrain sur la période, prenant en compte les éventuels paiements bailleurs effectués localement dans ses demandes de transfert au siège,
• Il/Elle est responsable des comptes bancaires et caisses dont il/elle contrôle régulièrement les soldes, et il/elle organise les mouvements de fonds sur la mission avec un souci permanent pour la sécurité des fonds transférés et stockés.

ASSURER LA BONNE GESTION DES RESSOURCES HUMAINES NATIONALES DE LA MISSION :

Politique RH :

• Il/ Elle élabore et propose d’éventuels mises à jour de la politique RH en terme de règles, procédures et outils, relatifs au recrutement, à la rémunération, à la gestion administrative, aux aspects disciplinaires et à la gestion des parcours individuels au sein de l’organisation,
• Il/Elle est le garant de l’application de cette politique, une fois validée par le/la Chef de Mission et le Siège, et veille en conséquence à ce que les règles et procédures soient connues, comprises et mises en œuvre par tous les chefs d’équipe, et que ceux-ci disposent de l’ensemble des outils relatifs à leur application,
• Il/ En particulier, il/elle participe à l’élaboration et/ou la mise à jour du règlement d’ordre intérieur et est responsable de sa bonne application.

Gestion administrative, management et gestion de parcours :

• Il/ Elle participe à la validation des demandes de recrutement, d’avenants contractuels (quel qu'en soit l’objet : fonction, rémunération, horaires, date de fin…), des sanctions disciplinaires et des décisions de licenciement. Il/Elle supervise l’organisation des recrutements (annonce, candidatures, entretiens) pour ses équipes et peut être amené/e à y participer pour les autres départements,
• Il/ Elle s’assure de la constitution des dossiers administratifs du personnel, et veille à ce que les documents des salariés soient conformes avec l’exercice d’un travail avec PU-AMI dans le pays.
• Il/ Elle établit les contrats de travail du personnel.
• Il/ Elle définit le processus et élabore d’éventuel supports d’intégration de nouveaux salariés.
• Il/ Elle élabore la grille de rémunération (éléments fixes et variables), définit le package d’avantages annexes (obligatoires ou non : couverture médicale, perdiem, assurance, allocation transport…), et s’assure de leur mise en œuvre, sous réserve de validation par le/la Chef de mission et le Siège, Il/Elle supervise les opérations de paie.
• Il/ Elle suit les absences et notamment la prise des congés.
• Il/ Elle veille au bon déroulement des processus d’évaluation de l’ensemble des salariés de la mission.
• Il/ Elle identifie les besoins de formation et participe à les rendre matériellement possibles.
• Il/ Elle organise et gère les éventuels rapatriements sanitaires et évacuations médicales en cas d’accident du travail,
• Il/ Elle répond aux sollicitations des chefs d’équipes, les conseille et les accompagne au besoin.

Organisation du travail :

• Il/ Elle participe à l’élaboration des organigrammes, est attentif à la cohérence de la composition d’équipes, en terme de répartition des tâches et responsabilités, définition des liens hiérarchiques et fonctionnels, intitulés de fonctions….
• Il/ Elle élabore la grille de classification des postes, la met à jour au besoin et veille à son application stricte sur les bases.
• Elle participe à l’élaboration des profils de postes et les valide en fonction de la grille de classification.
• Elle participe à la définition des besoins en Ressources Humaines dans le cadre de la rédaction de propositions de projets et d’éventuels avenants.
• Gestion des risques RH :
• Il/ Elle suit les coûts salariaux, réalise les projections financières, anticipe et alerte en cas de besoin.
• Il/ Elle s’assure de la conformité des règles et procédures de gestion RH avec la législation du travail en vigueur, exerce une veille sociale et juridique et procède aux mises à jour nécessaires.
• Il/ Elle est responsable de la définition et mise en œuvre de conditions de travail appropriées, notamment en ce qui concerne les règles relatives à la sécurité et à l’hygiène.
• Il/ Elle veille à anticiper et prévenir les conflits sociaux, et participe à la gestion de crise le cas échéant. La prévention des conflits peut passer par l’organisation d’un système de représentation du personnel, si inexistant, Il/Elle est attentif au risque d’abus de pouvoir (qu’il s’exerce entre salariés nationaux ou de la part d’un/e expatrié/e à l’encontre de salariés nationaux, et sous quelque forme que se soit) et rapporte tout comportement inapproprié au/à la Chef de mission.
• Il/ Elle est responsable de la tenue des dossiers de l’ensemble du personnel (en poste ou non), à la mise à jour des données et à leur archivage physique et informatique. 

ASSURER LA GESTION ADMINISTRATIVE DU PERSONNEL INTERNATIONAL DE LA MISSION :

• Il/ Elle s’assure de la constitution des dossiers administratifs du personnel international, de l’enregistrement auprès des autorités locales et ambassades, et veille à ce que les documents des expatriés soient conformes avec l’exercice d’un travail avec PU-AMI dans le pays,
• Il/ Elle organise et gère les éventuels rapatriements sanitaires et évacuations médicales,
• Il/ Elle supervise la gestion des arrivées et départs sur / de la mission (bookings, documents de voyage, transit, demandes de congés, fiche retour…) en coordination avec le/la Chef de mission et le siège,
• Il/ Elle réalise le briefing de tous les expatriés arrivant sur la mission dans ses domaines de compétences,
• Il/ Elle participe à la définition du montant de per diem mensuel et gère et/ou délègue l’allocation du per diem et d’éventuelles avances sur salaires en concertation avec le siège.

ASSURER LA GESTION ADMINISTRATIVE ET JURIDIQUE DE LA MISSION :

• Il/ Elle s’assure de l’enregistrement de PU-AMI dans le pays et auprès des différents services de l’Etat (Directions des Impôts, Direction des Migrations, Société d’Assurance Nationale, Ministère du Plan…), du respect des procédures administratives, des obligations fiscales et légales en vigueur.
• Il/ Elle organise la protection juridique de la mission, notamment en identifiant un ou plusieurs partenaires locaux en mesure d’apporter les conseils nécessaires (avocat, par exemple).
• Il/ Elle participe à la rédaction des documents contractuels de la mission (avec les autorités, partenaires ONG, fournisseurs, assureurs, propriétaires de véhicules et de locaux en location…) et en assure le suivi.
• Il/ Elle participe au suivi administratif et juridique des projets, notamment dans la mise en œuvre de la chaîne d’approvisionnement.

ASSURER LA CIRCULATION DE L’INFORMATION, LA COORDINATION ET LA REPRÉSENTATION SUR LES QUESTIONS « ADMINS » :

• Il/ Elle assure une circulation efficace de l’information aux équipes terrain, capitale et siège.
• Il/ Elle rédige ou participe à la rédaction des rapports d’activités internes pour tout ce qui concerne la gestion financière, budgétaire, comptable, RH, administrative et juridique de la mission.
• Il/ Elle assure la coordination admin à l’échelle de la mission par des visites régulières des bases, des contrôles, du suivi, des formations, etc…, En interne, il/elle est le représentant de PU auprès de(s) Instance(s) de Représentation du Personnel, légalement obligatoire(s) ou non. Il/Elle est également le représentant de PU auprès de l’ensemble du personnel pour toute question relative aux Ressources Humaines ; à ce titre, il/elle veille à communiquer toute décision ou changement de règle ou procédure aux équipes nationales et s’assure que les explications nécessaires ont été fournies de sorte faciliter leur appropriation.
• Il/ En externe, il/elle représente PU-AMI auprès des autorités juridiques, fiscales et administratives (Inspection du Travail, Direction des impôts, organismes collecteurs…).
• Il/ Elle développe et entretient également les relations avec les entités partenaires, notamment dans le cadre de forum de coordination ONG en ce qui concerne l’administration, les bailleurs et les ressources humaines.

SUPERVISER ET ENCADRER LES ÉQUIPES « ADMINS » :

• Il/ Elle supervise l’ensemble de l’équipe admin, directement ou non. Il/Elle rédige ou valide les profils de postes et réalise ou délègue les entretiens d’appréciation. Il/Elle anime les réunions de travail, arbitre les conflits éventuels, définit les priorités et les chronogrammes d’activités.
• Il/ Elle participe au recrutement des membres de l’équipe admin, Il/Elle assure et/ou supervise la formation continue aux procédures et outils de PU-AMI des membres nationaux et internationaux de l’équipe admin, en capitale et sur les bases.
• Il/ Elle appuie le/s Responsable/s de Base dans la conduite de leurs activités admin, dans une relation fonctionnelle et non hiérarchique.
• Il/ Elle élabore le plan d’action du département admin en fonction des objectifs définis dans la programmation annuelle de la mission.

Ville Abidjan

Profil recherché

• Formation en Gestion financière / comptabilité. Formation en Gestion de Projet et en Ressources Humaines. Expérience professionnelle notoire en milieu humanitaire et à l'international.

Langues parlées du candidat

• Parfaite Maitrise du français et de l'anglais.

Qualité du candidat

• Parfaite maîtrise du stress en situation d’insécurité et d’urgence. Capacité d’analyse, de rédaction et d’écoute.

Durée du contrat

• 6 mois. Poste à pourvoir immédiatement. (après période d’essai  sous accord de volontariat si premier départ dans le domaine de la solidarité internationale).

Salaire / Indemnité

• 1800€ bruts mensuels + primes selon expérience humanitaire et ancienneté + prise en charge des frais de mission (couverture médicale complète, assurance, Per Diem, hébergement, transport…).

Documents à envoyer

• CV + Lettre de Motivation

Email de la personne contact

• recrutement@pu-ami.org

Date de fin de validité de l’annonce

• 31/03/12